SUB-hanke: Tilaajan vastaukset lisätietopyyntöihin

Julkaistu 15.4.2024

Itä-Lapin kuntayhtymä kiittää kaikkia Toimijoita määräaikaan mennessä jätetyistä lisätietopyynnöistä. Alla esitettynä lisätietopyynnöt sekä Tilaajan vastaukset. Jotkin lisätietopyynnöt ovat yhdistelmiä useammista kysymyksistä, sillä Tilaaja sai useampia samaa asiaa koskevia lisätietopyyntöjä.

Toteutetaanko vastaavanlaiset koulutusohjelmat myös muissa hankemaissa? Mikäli kyllä, onko näissä jotain yhteistyötä.

Kyseessä on hankkeen suomalaisen partnerin, Itä-Lapin kuntayhtymän, toteuttama hankinta. Itä-Lapin kuntayhtymä kilpailuttaa asiantuntijan toteuttamaan kaikille hankealueille yhteisen koulutussisällön, joka pohjautuu Luonnonvarakeskuksen (LUKE) toteuttamaan koko hankealuetta koskevaan nykytila-analyysiin. Lisäksi Tarjoaja vastaa teemakohtaisten, kansainvälisten työpajojen (yksi per teema, yhteensä neljä) valmistelusta, fasilitoinnista ja tarvittavan koulutusaineiston toteuttamisesta sekä toimii työpajojen asiantuntijana.

Kukin hankealue (Suomi, Ruotsi, Islanti, Irlanti ja Färsaaret) toteuttaa em. koulutussisältöön pohjautuvan alueellisen koulutusohjelman joko hyödyntäen partnerin omaa osaamista tai kilpailuttaen koulutusohjelman alueelliselle toteuttamiselle ulkopuolisen asiantuntijan. Hankealueiden välillä on suotavaa tehdä yhteistyötä etenkin kansainvälisten työpajojen valmistelussa ja toteuttamisessa. Tilaaja toimii tämän yhteistyön kokoonkutsujana ja koordinaattorina. Suomea edustava partneri, Itä-Lapin kuntayhtymä, kilpailuttaa tällä tarjouspyynnöllä myös alueellisen koulutusohjelman toteuttajan. Tarjouspyyntö on siten kaksiosainen, sillä samalla kilpailutuksella valitaan Tarjoaja toteuttamaan kansainvälistä hankealuetta koskeva koulutusohjelma sekä Tarjoaja toteuttamaan Itä-Lapin alueellinen koulutusohjelma, joka toteutetaan kansainvälisen koulutusohjelman alaisena, Itä-Lapin alueelliset erityispiirteet huomioiden.

Kohderyhmä on mikro- ja pk-yritykset, joille koulutus pidetään. Kenen tehtävä hankkia nämä yritykset, vai tuleeko ne annettuna? Tarvitseeko tarjoajan tehdä kontaktointia tai markkinointia?

Tarjoajan ei tarvitse tehdä kontaktointia tai markkinointia. Koulutuksen kohderyhmänä ovat mikro- ja pk-yritykset, ja Tilaaja huolehtii koulutuksien markkinoinnista.

Mitkä ovat tärkeimmät kohderyhmät?

Tärkeimmät kohderyhmät ovat hankealueella toimivat mikro- ja pk-yritykset, jotka tarjoavat jo tuotteita tai palveluita pyörämatkailijalle, tai vastaavasti ovat kiinnostuneet kehittämään tuotteita tai palveluita pyörämatkailijalle. Hankkeessa huomioidaan pyörämatkailijan koko palveluketju matkakohteessa, sisältäen muun muassa majoitus- ja ohjelmapalvelut.

Tuleeko tarjoajan toteuttaa ainoastaan koulutusohjelman luominen ja sen implementointi? Entä millainen on Tarjoajan rooli työpajoissa?

Kyllä. Tarjoaja toteuttaa ja laatii Tilaajan tavoitteisiin soveltuvan koulutusohjelman sisällön ja metodologisen lähestymistavan sekä vastaa koulutusohjelman implementoinnista. Koulutusohjelman implementointi sisältää koulutusaineiston toteuttamisen sekä työpajojen valmistelun ja fasilitoinnin, ja Toimittaja toimii siten myös koulutuksien asiantuntijana. Tilaaja osallistuu työpajojen valmisteluun, mutta Toimittaja on vastuussa työpajojen fasilitoinnista kokonaisuudessaan. Mahdolliset ulkopuoliset puhujat työpajoihin tulevat Tilaajan toimesta.

Kenen tehtävä on hankkia Thematic Innovation Talkin ulkopuoliset puhujat?

Tilaajan.

Mikä on hankinnan budjetti? Löytyykö eri vaiheiden budjettiin jotain tarkennuksia?

Tilaaja ei tuo julki pienhankinnan tai sen eri vaiheiden budjettia, sillä Tarjoajan esittämä hinta on yksi hankinnan arviointikriteereistä. Hilma-palvelussa julkaistun hankintailmoituksen liitteenä olevassa tarjouspyynnössä on esitetty toteutusaikataululle seuraava pisteytys:

Hinta, maksimi 50 pistettä

Hinnan pistemäärä muodostuu seuraavalla kaavalla: (hinnaltaan halvin tarjous/tarjous)*50 pistettä. Tarjous pyöristetään kokonaisluvuksi normaalien pyöristyssääntöjen mukaisesti.

Toivooko tilaaja avaimet käteen -ratkaisua vai tilaajaa osallistavaa prosessia? Paljonko tilaajalla on resursseja osallistua?

Tilaaja toivoo osallistavaa prosessia. Tilaajalla on käytettävissä resursseja koulutusohjelman markkinoinnin ja yrityskontaktoinnin lisäksi noin 4 tuntia per viikko.

Miten aikataulu vaikuttaa arviointiin? Onko 31.5.2024 ehdoton takaraja koulutusohjelman valmistumiselle vai voiko toteutusaikataulua työpaketin 2.1. osalta jatkaa syksyyn?

31.5.2024 ei ole ehdoton takaraja, mutta koulutusohjelman tulisi valmistua ja olla Tilaajan hyväksymä ennen kuin hankehenkilöstö jää kesälomalle. Hilma-palvelussa julkaistun hankintailmoituksen liitteenä olevassa tarjouspyynnössä on esitetty toteutusaikataululle seuraava pisteytys:

Alustava suunnitelma toteutusaikataulusta, maksimi 40 pistettä

Arviointiperustetta arvioitaessa huomioidaan palveluntarjoajan tarjouspyynnön liitteenä toimittama alustava toteutusaikataulu sekä CB-ohjelman sisällön suunnittelusta että toteutuksesta. Etenkin CB-ohjelman sisällön suunnittelussa Tilaaja arvostaa nopeaa toteutusaikataulua. Arviointiperustetta arvioidaan vertailemalla tarjoajien suunnitelmia toteutusaikatauluja keskenään. Kriteeri pisteytetään asteikolla 0–4. Mikäli sisältöä ei voida arvioida, saa kohta 0 pistettä. Vertailu tehdään seuraavalla asteikolla: 0 = ei voida vertailla, 1 = tyydyttävä, 2 = hyvä, 3 = erittäin hyvä, 4 = erinomainen. Em. kriteerien saamat pisteet lasketaan yhteen ja eniten tältä osa-alueelta pisteitä saanut tarjoaja saa lopulliseen tarjousvertailuun 40 pistettä, johon muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan: (tarjouksen saamat pisteet/eniten pisteitä saaneen tarjouksen pisteet)*40 pistettä.

Saadaanko pohjaksi siis sekä Suomea että kansainvälistä hankealuetta koskevia tutkimustuloksia?

Kyllä. Luonnonvarakeskus (LUKE) toteuttaa jokaisesta hankealueen maasta maakohtaisen analyysin sekä hankealueen yhteisen analyysin.

Missä maassa hybrdityöpaja on, onko siitä tietoa? Ja missä tarkemmin ovat Lapin työpajat? Kuinka pitkiä alueelliset ja kansainväliset työpajat ovat?

Lapin työpajat ovat Itä-Lapissa, eli Kemijärvellä, Pelkosenniemellä, Posiolla, Sallassa tai Savukoskella. Itä-Lapin alueelliset työpajat järjestetään Itä-Lapin kunnissa niin, että kukin työpaja järjestetään eri kunnassa. Kansainvälinen hybridityöpaja järjestetään joko Ruotsissa tai Irlannissa riippuen siitä, järjestetäänkö työpaja ajanjaksolla 1.6.2024-30.11.2024 vai 1.12.2024-31.5.2025. Työpajan kesto sekä alueellisissa että kansainvälisissä työpajoissa on maksimissaan neljä (4) tuntia per työpaja.

Kuinka laajoja ovat palveluntarjoajan tehtäväksi annetut koulutusmateriaalit (sivua,kalvoa/aihe)?

Koulutusmateriaalien ja mahdollisten ennakkotehtävien ohjeistus per teema tulisi olla yhteensä enintään viisi sivua.

Kuinka laaja aineisto, ja minkä tyyppistä tietoa nykytila-analyysistä on odotettavissa? Odotetaanko tämän projektin tiimoilta, että kumppani tuo muuta taustatietoa, ymmärrystä, tutkimusta tai analyysia ohjelman suunnittelun pohjaksi, kuin nykytila-analyysi?

Nykytila-analyysit sisältävät neljä teemaa; yrittäjyystaidot, digitaaliset ratkaisut, verkostot sekä kestävyystekijät. Näiden neljän teeman tausta-aineistossa on huomioitu seuraavia asioita: reitistö ja infrastruktuuri, alueen ominaispiirteet, palvelut, mahdolliset pyörämatkailuun liittyvät tilastot, kohderyhmät, aluetaloudelliset vaikutukset, sidosryhmät, aiemmat pyörämatkailua alueellisesti kehittäneet hankkeet, pyörämatkailusesonki, ympäristön kestävyys, yhteistyö toimijoiden välillä sekä pyörämatkailutapahtumat. Nykytila-analyysien pohjalta tunnistetaan teemakohtaisesti niin sanotut ”yrittäjähaasteet”, joiden pohjalle koulutusohjelma rakentuu. Tämä riittää alueellisesti ohjelman taustatiedoksi, sillä tausta-aineiston hankinnassa on tehty useita sidosryhmähaastatteluja sekä kerätty tietoa olemassa olevista lähteistä.

Mitä odotuksia Tilaajalla on työpajojen löydöksistä, materiaalin purusta ja johtopäätöksistä?

Tilaaja pitää koulutusohjelman raportointia tärkeämpänä sen laadukasta toteuttamista siten, että työpajoja varten tuotettu aineisto ja koulutusohjelman sisältö ovat sellaisia, että niitä voidaan hyödyntää myös hankkeen päätyttyä. Esimerkiksi materiaalin purun ja johtopäätöksien osalta Tilaaja toivoo kaikkien hankealueiden yhteistä etänä toteutettavaa keskustelua koulutusohjelman kokemuksista, ja siten mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamisesta. Raportoinnissa johtopäätöksien osalta olisi hyvä tuoda myös ilmi, mikäli Toimittaja tunnistaa työpajojen myötä seuraavia koulutustarpeita.

Onko nykytila-analyysit tarjoajien saatavissa tarjousvaiheessa?

Nykytila-analyysit eivät ole saatavilla vielä tarjousvaiheessa.

Mikä on työpaketin kuvauksessa mainittu 'Online platform?' tai 'digital platform established in WP1 1.1'? Tuleeko koulutukseen käytettäväksi jokin oppimisalusta?

Koulutukseen ei hankita erillistä oppimisalustaa. Työpaketin kuvauksessa mainittu ’Online platform’ on Microsoft Teams, jota hyödynnetään koulutusohjelman implementoinnissa sekä materiaalin säilyttämisessä.

Onko tilaaja tehnyt kokonaistyömääräarviota (ts. työpäivien määrä) hankinnan laajuudesta?

Hankkeen hakemusvaiheessa Tilaaja on arvioinut tähän käytettäväksi 15 työpäivää.

Yksi keskeinen osa kansainvälisiä työpajoja on jakaa hyviä käytänteitä hankkeeseen osallistuvien alueiden välillä. Tunnistetaanko Luonnonvarakeskuksen (LUKE) laatimissa analyyseissä jo näitä hyviä käytänteitä vai onko tämä palveluntarjoajan vastuulla?

Kukin alue tunnistaa itse teemakohtaisia hyviä käytänteitä alueellisten työpajojen myötä. Itä-Lapin osalta hyvät käytänteet tunnistaa palveluntarjoaja yhdessä Tilaajan kanssa alueella järjestettyjen työpajojen myötä.

Voiko osa liitteistä, kuten CV, olla englanniksi? Entä ohjelman suunnittelun ja toteutuksen tarjous?

Tarjouksessa esitettävät liitteet voi toimittaa englannin kielellä, mutta itse tarjousasiakirja ehtoineen tulee esittää suomenkielisenä.

Selaa uutisryhmää Etusivu